Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez autoresponder
Nie jest wymagane przesłanie zwrotnego e-maila, by zaszło potwierdzenie otrzymania faktury korygującej. Tak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 5 lutego 2019 roku (sygn. akt: I FSK 230/17).
Orzeczenie to ostatecznie rozstrzyga na korzyść przedsiębiorców trwające od kilku lat spory z organami skarbowymi w zakresie tego, czy faktura korygująca została skutecznie doręczona do jej odbiorcy, a w konsekwencji czy można ją zaksięgować.
Stanowisko sądu jest odpowiedzią na postępujący rozwój technologiczny i wiążące się z nim usprawnienia w prowadzeniu biznesu, jak np. programy do zarządzania obiegiem dokumentacji, w tym również księgowej. Programy te umożliwiają wygenerowanie najczęściej w plikach pdf faktur VAT oraz ich wysłanie na adres e-mail odbiorcy.
O ile skuteczność doręczenia faktur VAT za pośrednictwem wiadomości e-mail została wprost uregulowana w przepisie art. 106n ustawy o VAT, pod warunkiem, że tę formę komunikacji zaakceptował odbiorca faktury, o tyle nie jest to takie oczywiste w przypadku doręczenia faktur korygujących.
Przepis art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT, wskazuje, że na równi ze skutecznym doręczeniem faktury korygującej uznaje się udokumentowaną próbę jej dostarczenia.
Co zatem należy przez to rozumieć?
Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacjeListowne potwierdzenie otrzymania faktury korygującej
W przypadku doręczenia faktury korygującej tradycyjną przesyłką listowną, sprawa ta została już dawno rozstrzygnięta w oparciu o praktykę organów skarbowych.
Wynika z niej, że jeżeli podatnik posiada dokumentację potwierdzającą podejmowane próby doręczenia faktury korygującej i że ma dokumenty, z których wynika, iż nabywca towaru wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, to będzie mu przysługiwało prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku. Mimo że korekta faktury ostatecznie nie została dostarczona nabywcy (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 11 lutego 2015 r., IPTPP4/443-822/14-4/BM; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 sierpnia 2014 r., IPPP1/443-575/14-2/AS).
Wystarczy zatem wysłać na aktualny adres odbiorcy (zawsze należy upewnić się czy przypadkiem nie uległ on zmianie wchodząc na jedną ze stron: www.ekrs.ms.gov.pl lub www.ceidg.pl) przesyłkę listowną za potwierdzeniem odbioru.
Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej w formie e-mailowej
Jak jednak rozumieć udokumentowaną próbę dostarczenia faktury korygującej w formie wiadomości e-mail?
Czy o skuteczności decyduje otrzymanie od odbiorcy potwierdzenia otrzymania e-maila z taką fakturą, czy też wystarczającym jest wygenerowanie przez system komputerowy automatycznie elektronicznego komunikatu zwrotnego (tzw. autoresponder) ?
O tym właśnie rozstrzygnął NSA w przywołanym orzeczeniu, wskazując, że dla uznania potwierdzenia odbioru faktury korygującej jest samo wygenerowanie przez system komputerowy komunikatu autorespondera.
Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacjeNależy jednak pamiętać, że drogą mailową można przesyłać dokumenty księgowe (a w szczególności faktury VAT) jedynie wówczas, gdy wyraził na to uprzednio zgodę odbiorca. Zgoda ta może zostać wyrażona w każdej dopuszczalnej prawnie formie, o ile nie budzi wątpliwości skuteczność złożenia w jej zakresie oświadczenia.
Zalecamy zatem aby stosowne postanowienia zawierające oświadczenia o zgodzie na otrzymywanie za pośrednictwem korespondencji e-mail faktur VAT, w tym faktur korygujących znalazły się w stosowanych u przedsiębiorcy dokumentach jak np. regulaminach, bądź ogólnych warunkach umownych.
Ewentualnie taka zgoda może zostać zamieszczona w stosowanym przez niego szablonie zamówień lub ofert.
Zapisz się na newsletterPodobne artykuły
Oświadczenie o potrąceniu wierzytelności – jak je prawidłowo sformułować?
Ugoda- kiedy warto ją rozważyć
