Jak wysłać sprawozdanie finansowe KRS online?

Prawo dynamicznie się zmienia i zapisy prawne dotyczące spółek nie stanowią tutaj wyjątku. Jedną z ostatnich nowości jest sprawozdanie finansowe KRS online składane za pośrednictwem dedykowanej platformy informatycznej. Czy faktycznie jest to coś, co powinno budzić nasz niepokój?

KRS – sprawozdanie finansowe

Zmiany wprowadzane nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym zdają się nie mieć końca – konieczność podawania adresów do doręczeń członków zarządu oraz adresów do doręczeń osób uprawnionych do powołania zarządu uzupełnione zostały wymogiem składania sprawozdania finansowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Dowiedzmy się, czemu właściwie dlaczego e-sprawozdania finansowe stały się koniecznością.

Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje

Dlaczego sprawozdanie finansowe KRS online stało się wymogiem?

Sądy ustawicznie obłożone są stosami codziennie napływającej dokumentacji, w tym obszernych sprawozdań finansowych. W okresie od maja do września zjawisko to osiąga apogeum – przede wszystkim przez składane przez spółki sprawozdania. Załatwianie sprawy przy użyciu systemu teleinformatycznego ma, zdaniem autorów projektu nowelizacji, odciążyć sądy w tym zakresie.

Naturalnie, wielu z nas ma szereg przykrych doświadczeń związanych z informatyzacją polskich urzędów – niejednokrotnie okazało się, że w kluczowym momencie przeciążone serwery odmawiały posłuszeństwa, gdyż twórcy całej infrastruktury nie wzięli pod uwagę tak dużego zainteresowania obywateli. Pozostaje nam liczyć na to, że e-sprawozdania finansowe nie będą sprawiały tylu problemów ani teraz, ani w przyszłości.

Jak będą realizowane e-sprawozdania finansowe?

Minister Sprawiedliwości udostępnił system teleinformatyczny, przy użyciu którego możliwe jest złożenie sprawozdania finansowego. Zgłoszenia opatrywane są  kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jednej osoby fizycznej uprawnionej do reprezentacji spółki (członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator), której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Do zgłoszenia dołącza się oświadczenie o spełnianiu przez dokumenty wymogów określonych w ustawie o rachunkowości.

PESEL

Ustawa nie określa jednak, co w sytuacji, gdy nikt spośród grona uprawnionych do złożenia sprawozdania nie ma nadanego numeru PESEL  – tyko bowiem osoby posiadające PESEL mogą opatrywać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Wydaje się, że w takiej sytuacji choć jeden członek zarządu powinien wystąpić do gminy z wnioskiem o nadanie mu numeru PESEL, powołując się na treść znowelizowanej ustawy, a następnie ujawnić nadany numer PESEL w KRS. Alternatywnym rozwiązaniem jest zmiana składu zarządu tak, aby choć jeden jego członek posiadał numer PESEL. 

W tym przypadku brak numeru PESEL może faktycznie być pewną niedogodnością, jednak jeśli spółki chcą, czy jak wręcz wynika z ustawy – muszą złożyć e-sprawozdania finansowe, jego nadanie może być konieczne.

Co z pełnomocnikiem?

Kolejnym novum, wynikającym z nowych przepisów pośrednio jest brak możliwości złożenia sprawozdania przez pełnomocnika.  Autorzy projektu uzasadniają takie rozwiązanie charakterem zgłoszenia , którą definiują jako „czynność techniczną polegającą na dokonaniu zgłoszenia ewidencyjnego dokumentów finansowych i wpisie automatycznej wzmianki do Krajowego Rejestru Sądowego”, nie zaś czynność procesową.

Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje

Podsumowanie

Zastosowanie systemu teleinformatycznego do składania e-sprawozdań finansowych znacznie usprawniło ten proces. Pamiętaj! Sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy należy zatwierdzić najpóźniej do 30 czerwca następnego roku. Zatwierdzone sprawozdanie finansowe musi być złożone do KRS w ciągu 15 dni od daty jego zatwierdzenia. Terminy te dotyczą większości podmiotów, w tym spółek z o.o., spółek akcyjnych oraz innych jednostek zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych. Niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego w terminie może skutkować nałożeniem kar finansowych przez sąd rejestrowy, a członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych, co może prowadzić do sankcji osobistych. Miej to na uwadze i nie zostawiaj przygotowywania dokumentów na ostatnią chwilę.

 Zapisz się na newsletter

Sprawdź również: przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.

Podobne artykuły