25 marca 2024

Udziały fantomowe – praktyczne aspekty motywowania i nagradzania pracowników oraz współpracowników

Adwokat, partner zarządzający. Kieruje praktyką spółek, fuzji i przejęć (M&A), sukcesji i ochrony majątku oraz dochodzenia roszczeń kredytów CHF.


Sukces w biznesie, to składowa wielu elementów. Strategia, innowacje i efektywne zarządzanie finansami – to istotne, lecz nie wszystkie z czynników decydujących o powodzeniu przedsiębiorstwa. Równie ważny, jest dobór kadry pracowniczej, która swoimi działaniami będzie dążyła do wykonania założonych celów. Pracownicy oraz współpracownicy, ich zaangażowanie i kreatywność są fundamentem każdej organizacji, krok po kroku budują jej sukces, mając ogromny wpływ na jego osiągnięcie. Obecnie nikt już nie kwestionuje tego, jak dużą wartość dają firmie jej pracownicy, a pracodawcy wprowadzają różnego rodzaju systemy nagradzania, a także motywowania pracowników do zwiększenia ich zaangażowania. Zapraszamy do lektury artykułu, z którego dowiesz się czym są udziały fantomowe.

Aktywne uczestnictwo pracowników w prowadzenie przedsiębiorstwa

Wobec rosnącej świadomości, jaką wartość dają firmie jej pracownicy, w ostatnich latach obserwujemy coraz większe zainteresowanie przyznawaniem osobom zatrudnionym i współpracującym z przedsiębiorstwem udziałów w osiąganym przez nie zysku czy prawa do uczestniczenia w podejmowaniu kluczowych decyzji.

Przyznanie udziałów jest nie tylko formą nagradzania za wysiłek i zaangażowanie, ale także sposobem na zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników lub współpracowników w rozwój biznesu. Poprzez uzyskanie wpływu na działalność spółki i uczestniczenie w zysku, stają się oni bardziej związani z przedsiębiorstwem, identyfikują się z jego sukcesami i porażkami, co prowadzi do wzrostu zaangażowania w codzienną pracę oraz dążenie do osiągnięcia jak najlepszych wyników.

W niniejszym artykule przedstawimy proces przyznawania pracownikom i współpracownikom udziałów fantomowych, zwanych również udziałami wirtualnymi. Przyjrzymy się bliżej temu rozwiązaniu, omówimy korzyści i wyzwania związane z jego stosowaniem. Wskażemy również, jakie konsekwencje może mieć praktyka przyznawania pracownikom i współpracownikom udziałów w przedsiębiorstwie, jakie ryzyka jej towarzyszą oraz jak efektywnie się przed nimi chronić.

Zacznijmy jednak od najważniejszego, czyli odpowiedzenia na pytanie, czym są udziały fantomowe.

Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje

Czym są udziały fantomowe?

Udziały fantomowe są instrumentem stosowanym w programach motywacyjnych dla pracowników lub współpracowników spółki. Choć nie stanowią one bezpośredniego udziału w kapitale zakładowym spółki, tak mogą nadawać pewne prawa majątkowe ich posiadaczom, obejmujące w szczególności:

  • prawo do otrzymania świadczenia pieniężnego w wysokości odpowiadającej udziałowi w części zysku netto spółki przeznaczonego po podziale za dany rok obrotowy w okresie trwania programu;
  • prawo do otrzymania świadczenia pieniężnego (tzw. wartość wykupu) po zakończeniu trwania programu;
  • prawo do otrzymania świadczenia pieniężnego w przypadku sprzedaży spółki.

Instytucja udziałów fantomowych nie znalazła szczegółowego uregulowania w przepisach polskiego prawa. Brak jest zatem jasno określonych wymagań, zakresu obowiązków stron czy granic ich wzajemnych zobowiązań i uprawnień, decydują o nich sami zainteresowani – spółka oraz pracownik lub współpracownik. Dzięki temu elastycznemu podejściu, udziały fantomowe są rozwiązaniem „szytym na miarę” przedsiębiorstwa, w którym zostają wdrożone. W pełni odzwierciedlają potrzeby danego podmiotu, jego specyfikę zatrudnienia czy też ilość pracowników. Pozwala to na prowadzenie współpracy, która przynosi korzyści zarówno spółce, jak i pracownikom lub współpracownikom, stanowiąc jednocześnie formę motywacji i partycypacji w sukcesie firmy.

Udziały fantomowe mogą stać się ciekawą alternatywą dla klasycznych programów opcyjnych lub premiowych dla pracowników.

Jakimi kryteriami powinna kierować się spółka przy doborze uczestników programu premiowego?

Podstawową zasadą programu premiowego, wynikającą z samej idei skonstruowania go, jest fakt, że pozostaje on skierowany wyłącznie do pracowników i współpracowników spółki, na czas, w którym pracują lub współpracują oni z tą spółką. Wszelkie pozostałe kryteria, w tym związane z doborem uczestników programu premiowego i zasadami rozliczania go, stanowią wyłączną decyzję spółki. Określa ona ilość tworzonych udziałów fantomowych, ich wartość oraz wynikające z nich uprawnienia. Ważne, aby w dokumentacji związanej z programem znalazło się szczegółowe uregulowanie zasad nabywania udziałów przez pracowników i współpracowników, np. pozostawiające decyzję w tym przedmiocie do wyłącznej kompetencji zarządu spółki lub uzależnione od podjęcia przez zgromadzenie wspólników uchwały w tym zakresie.

W regulaminach udziałów fantomowych dla pracowników i współpracowników coraz częściej spotykamy się także z wprowadzeniem tzw. kryterium efektywności, jako elementu niezbędnego do uczestnictwa w programie motywacyjnym. Oznacza ono, że uczestnictwo w programie premiowym jest uzależnione od osiągania określonych wyników lub wyznaczonych celów. Dzięki temu pracownicy są motywowani do ciągłego doskonalenia swoich umiejętności i zwiększania wydajności pracy, co przekłada się na korzyści zarówno dla nich samych, jak i dla firmy. Badanie efektywności stanowi istotne narzędzie, które umożliwia stałe pobudzanie aktywności sprzedażowej pracowników i współpracowników, jednocześnie przeciwdziałając zjawisku tzw. „osiadania na laurach”.

Udziały fantomowe- jakie dodatkowe uprawnienia mogą zostać przyznane?

W dzisiejszych czasach, pracownicy coraz bardziej zwracają uwagę na te elementy związane z pracą, które wykraczają poza samą gratyfikację finansową. Już nie tylko wynagrodzenie jest kluczowym czynnikiem motywacyjnym. Coraz istotniejsze staje się aktywne zaangażowanie pracowników w działalność przedsiębiorstwa. Pracownicy i współpracownicy chcą być integralną częścią firmy, mieć możliwość zajmowania stanowiska w sprawach istotnych dla jej rozwoju, służenia głosem doradczym i uczestniczenia w podejmowaniu decyzji. Postrzegają swoją rolę jako coś więcej niż tylko wykonywanie zleconych czynności. Dążą do bycia nie tylko ogniwem w strukturze organizacyjnej, ale także reprezentantem i ambasadorem firmy. Wdrożenie w przedsiębiorstwie udziałów fantomowych jest rozwiązaniem mogącym zaoferować pracownikom i współpracownikom takie właśnie zaangażowanie i uczucie przynależności, budując lojalność i aktywizując zespół, co przekłada się na lepsze wyniki biznesowe.

Udziały fantomowe mogą bowiem przyznawać pracownikom i współpracownikom następujące dodatkowe uprawnienia: 

  • prawo udziału w posiedzeniach zarządu spółki oraz zabierania głosu doradczego w sprawach związanych z bieżącą działalnością gospodarczą, w tym decyzji biznesowych związanych z rozwojem;
  • prawo udziału w zwyczajnych oraz nadzwyczajnych Zgromadzeniach Wspólników spółki oraz zabierania głosu doradczego w sprawach związanych z bieżącą działalnością gospodarczą spółki, w tym decyzji biznesowych związanych z rozwojem;
  • prawo zabierania głosu oraz udzielania rekomendacji w sprawie podejmowania strategicznych decyzji przez spółkę;
  • prawo udziału w spotkaniach z obecnymi oraz potencjalnymi kontrahentami spółki w sprawach związanych ze świadczeniem usług przez i na ich rzecz;
  • prawo udziału w spotkaniach roboczych przedstawicieli spółki poświęconych opracowywaniu ofert oraz umów wysyłanych do obecnych i potencjalnych kontrahentów, wraz z aktywnym uczestnictwem w przygotowywaniu ww. dokumentów oraz głosem doradczym.
Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje

Jak obliczana jest wysokość wypłaty na rzecz posiadacza udziałów fantomowych?

Oprócz przyznania pracownikom i współpracownikom udziałów fantomowych, niezbędne jest również opracowanie zasad obliczania wysokości wypłat na rzecz uprawnionych, dotyczących zarówno udziału w zysku, jak i udziału w wartości spółki w przypadku wystąpienia z programu lub sprzedaży podmiotu. Istotne jest zatem określenie relacji pomiędzy posiadanymi jednostkami uczestnictwa, a rzeczywistą sytuacją finansową spółki, w tym osiąganym przez nią zyskiem.

Wśród najczęściej stosowanych wskaźników wykorzystywanych do obliczania wysokości wypłat, spotykamy:

  • określenie relacji udziałów fantomowych do udziałów rzeczywiście tworzących kapitał zakładowy spółki, w zakresie uczestniczenia w zysku, np. 1 udział fantomowy stanowi 0,25 udziału rzeczywistego, w tym też zakresie uprawniając posiadacza do wypłaty należnej mu premii;
  • wartość EBITDA stanowiąca zysk operacyjny przed potrąceniem odsetek od zaciągniętych zobowiązań oprocentowanych (kredytów, obligacji), podatków, amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych oraz amortyzacji (deprecjacji) rzeczowych aktywów trwałych. W praktyce stanowi on zatem przychody pomniejszone o koszty operacyjne bez amortyzacji i deprecjacji;
  • wartość zdyskontowanych przepływów pieniężnych (DCF) stanowiąca podejście rachunku wartości pieniądza w czasie. Wszystkie przyszłe przepływy pieniężne są szacowane i dyskontowane w celu określenia ich wartości bieżącej. Wartość używanej stopy dyskontowej przeważnie odpowiada kosztowi kapitału i zawiera ocenę ryzyka dotyczącego przyszłych przepływów pieniężnych.

Wybór odpowiedniego wskaźnika lub kombinacji wskaźników zależy od strategii i celów przedsiębiorstwa, a także od specyfiki branży oraz profilu działalności firmy. Kluczowe jest również uwzględnienie sprawiedliwości i przejrzystości w procesie określania wysokości wypłat dla posiadaczy udziałów fantomowych.

Udziały fantomowe a podatki

Udziały fantomowe stanowią pochodne instrumenty finansowe. Przychody z ich odpłatnego zbycia oraz z realizacji praw z nich wynikających stanowią przychody z kapitałów pieniężnych. Podatek dochodowy wynosi w tym przypadku 19% uzyskanego dochodu. Spółka nie będzie płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Jako na podmiocie wypłacającym świadczenia wynikające z udziałów fantomowych, spoczywał będzie na niej jedynie obowiązek sporządzenia i przekazania każdemu uczestnikowi i właściwemu dla niego urzędowi skarbowemu informacji PIT-8C, w której wykazane zostaną przychody uzyskane przez pracownika z tytułu udziału w systemie motywacyjnym.

Jak ewidencjonować udziały fantomowe?

Celem ewidencjonowania i sprawowania kontroli nad ilością oraz wartością udziałów fantomowych, spółka powinna stworzyć rejestr posiadaczy udziałów fantomowych.

W praktyce, w rejestrze spółka zamieszcza oraz uaktualnia następujące dane:

  • dane identyfikujące posiadacza udziałów fantomowych, w tym jego imię i nazwisko, a także numer PESEL;
  • dane do doręczeń posiadacza udziałów fantomowych, w tym adres poczty elektronicznej na potrzeby kierowania wszelkiej korespondencji dotyczącej udziałów fantomowych;
  • aktualną liczbę udziałów fantomowych, posiadanych przez każdego z posiadaczy wraz ze wskazaniem dnia objęcia udziałów fantomowych oraz daty wykreślenia posiadacza udziałów fantomowych.

W jakich przypadkach udziały fantomowe wygasają?

Udziały fantomowe, choć stanowią atrakcyjną formę motywacyjną, podlegają określonym warunkom wygaśnięcia, które są zazwyczaj sprecyzowane w ramach programu premiowego lub w indywidualnej umowie zawartej z pracownikiem lub współpracownikiem. Jako że uczestnictwo w programie premiowym jest skorelowane z istnieniem stosunku pracy lub współpracy, rozwiązanie stosunku podstawowego, czyli umowy o pracę dla pracowników lub umowy cywilnoprawnej dla współpracowników, automatycznie prowadzi do utraty udziałów fantomowych, niezależnie od przyczyny rozwiązania i inicjatora zakończenia współpracy.

Dodatkowo, w przypadku ustalania kryteriów efektywności, udziały fantomowe mogą wygasnąć w przypadku niewykonania ustalonego dolnego progu uczestnictwa w programie. Stanowi to istotny bodziec do ciągłego zaangażowania i osiągania wyznaczonych celów. Często również określa się czasowy termin wygaśnięcia udziałów fantomowych od ich przyznania lub od innej wyznaczonej daty w ramach programu.

Należy również wspomnieć o praktyce ustalania wygaśnięcia udziałów fantomowych w sytuacji poważnego naruszenia obowiązków przez pracownika lub współpracownika wynikających z umowy o pracę lub innej umowy, na podstawie której świadczy on usługi dla spółki. Dodatkowo, prowadzenie działalności konkurencyjnej wobec spółki również może skutkować wygaśnięciem udziałów fantomowych.

Zapewnienie jasnych zasad dotyczących wygaśnięcia udziałów fantomowych jest kluczowe dla uczestników programu premiowego, zapewniając sprawiedliwość i przejrzystość w jego funkcjonowaniu.

Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje

Podsumowanie

Chcąc podsumować powyższe ustalenia warto podkreślić, że udziały fantomowe stanowią efektywny sposób motywowania pracowników i współpracowników do osiągania celów firmy. Poza elementem finansowej gratyfikacji podejmowanych działań, dają również szansę na zwiększenie zaangażowania w budowanie rozpoznawalności i wzrostu rentowności przedsiębiorstwa, którą rekompensują przyszłe wypłaty na rzecz uprawnionych. Skuteczność wdrożenia udziałów fantomowych w spółce, zależy od precyzyjnego sformułowania dokumentów regulujących tę formę rekompensaty, w czym z chęcią Ci pomożemy. Jasne i przejrzyste zasady są kluczowe dla zapewnienia uczciwości i sprawiedliwości w relacjach między pracownikami a firmą. Pozwalają również zapobiec potencjalnym konfliktom i niejasnościom w przyszłości.

Zapisz się na newsletter

 

Czytaj też: Opcje na akcje dla pracowników (ESOP).

Podobne artykuły: