Wykorzystanie wizerunku pracownika przez pracodawcę zgodnie z prawem

Publikowanie zdjęć pracowników na stronie internetowej pracodawcy, na jego profilu w mediach społecznościowych, broszurach informacyjnych, czy w stopce służbowego maila to przykłady wykorzystania przez pracodawcę wizerunków swoich pracowników. Takie działania pracodawcy nie są w obecnych czasach niczym nadzwyczajnym, wręcz przeciwnie są powszechnie stosowane w praktyce. Jakie warunki musi spełnić pracodawca, żeby wykorzystanie wizerunku pracownika było zgodne z obowiązującym prawem – tego dowiecie się czytając niniejszy artykuł.

Jakie akty prawne regulują wykorzystanie wizerunku pracownika?

Planując wykorzystanie wizerunku pracownika pracodawca powinien uwzględnić następujące akty prawne:

  • Ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych
  • RODO
  • Kodeks cywilny

Czy na gruncie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych pracodawca potrzebuje zgody na wykorzystanie wizerunku pracownika?

Odpowiedź na to pytanie brzmi jak nazwa naszego bloga – to zależy. Jeżeli pracodawca będzie rozpowszechniał wizerunek pracownika to musi uzyskać od niego odpowiednią zgodę. Powyższy wymóg wynika z art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, który stanowi, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, chyba, że osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.

Do rozpowszechnienia wizerunku dochodzi wówczas, gdy zostaje on w jakikolwiek sposób udostępniony publicznie. Ten ostatni zwrot należy rozumieć jako stworzenie warunków, w których z wizerunkiem uprawnionego może zapoznać się potencjalnie nieograniczony krąg adresatów. Rozpowszechnieniem będzie zatem publikacja zdjęcia pracownika na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych pracodawcy, jak również w jego materiałach promocyjnych. Rozpowszechnieniem nie będzie natomiast zamieszczenie zdjęcia pracownika w intranecie lub wewnętrznych komunikatorach wykorzystywanych przez pracodawcę, do których ma dostęp określony i zamknięty krąg odbiorców. W takim wypadku zgoda na wykorzystanie wizerunku nie będzie wymagana.

Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje

Czy zgoda na rozpowszechnianie wizerunku zawsze jest wymagana?

Artykuł 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych przewiduje dwie sytuacje, w których uzyskanie zezwolenia na rozpowszechnienie wizerunku nie jest konieczne. Pierwszy wyjątek dotyczy rozpowszechniania wizerunku osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych. Drugi natomiast odnosi się do rozpowszechniania wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

Istotne znacznie w tym drugim przypadku ma analiza relacji pomiędzy „całością” (zgromadzeniem, krajobrazem, publiczną imprezą) a osobą stanowiącą jej element. Aby można było skutecznie powołać się na ten wyjątek osoby utrwalone na zdjęciu powinny stanowić tło bądź drugi plan dla określonego wydarzenia lub miejsca. Ustalenie roli poszczególnych osób fizycznych jest możliwe po przeprowadzeniu swoistego testu, polegającego na usunięciu ich wizerunku z fotografii, filmu lub innego przedmiotu, na którym został on utrwalony. Jeśli wskutek tego działania przedmiot lub charakter przedstawienia nie ulegnie zmianie, to znaczy, że art. 81 ust. 2 pkt 2 może znaleźć zastosowanie. Przykładem może być zdjęcie zrobione podczas obchodów firmy, wyjazdu integracyjnego, zdjęcie biura, na którym widnieją pracownicy, jeżeli całość ujęcia ma przedstawiać pracę firmy.

W tym miejscu podkreślić należy, iż podobnie jak w przypadku wizerunków osób powszechnie znanych, także art. 81 ust. 2 pkt 2 prawa autorskiego nie może posłużyć do rozpowszechniania wizerunku w celach innych niż informacyjne lub artystyczne, w szczególności w celach komercyjnych. Jako uzasadnienie dla tego poglądu wskazuje się (poza wykładnią celowościową) nakaz ścisłej interpretacji wyjątków od ochrony praw podmiotowych.

Jakie wymagania powinna spełniać zgoda na wykorzystanie wizerunku pracownika na gruncie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych?

W orzecznictwie sądowym wskazuje się, że zgoda na rozpowszechnianie wizerunku nie może być abstrakcyjna i musi być niewątpliwa, czyli osoba jej udzielająca musi mieć pełną świadomość formy przedstawienia wizerunku, miejsca i czasu publikacji, zestawienia z innymi wizerunkami i towarzyszącego jej komentarza.

Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku powinna spełniać następujące kryteria:

  • powinna wskazywać podmiot, na rzecz którego zgoda została udzielona (pracodawcę),
  • musi dotyczyć konkretnego wizerunku,
  • wskazywać cel i zakres wykorzystania wizerunku,
  • wymieniać pola eksploatacji, czyli sposoby rozpowszechniania wizerunku.

Czy pracownik może cofnąć zgodę na wykorzystanie wizerunku po zakończeniu stosunku pracy?

Pracownik ma prawo cofnąć udzieloną zgodę w każdym czasie. Cofnięcie zgody na rozpowszechnienie wizerunku najczęściej jest związane z zakończeniem przez pracownika współpracy z danym pracodawcą. W takiej sytuacji dalsze wykorzystanie wizerunku pracownika nie jest możliwe i może się wiązać z surowymi konsekwencjami dla pracodawcy wynikającymi nie tylko z przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ale również z przepisów dotyczących dóbr osobistych.

Czy w związku z cofnięciem zgody na wykorzystanie wizerunku pracownika konieczne jest usunięcie wszystkich materiałów zawierających wizerunek takiego pracownika?

W przypadku gdy odwołanie zgody przez pracownika nastąpi po dokonaniu publikacji wizerunku nie jest konieczne jego usunięcie. Odwołanie udzielonej uprzednio zgody wywołuje bowiem skutek jedynie na przyszłość i nie ma wpływu na legalność rozpowszechnienia wizerunku które nastąpiło przed jej cofnięciem. A zatem w przypadku opublikowania przez pracodawcę postu w mediach społecznościowych zawierającego wizerunek pracownika nie jest konieczne jego usunięcie. Podobnie będzie w przypadku udostępnienia broszury informacyjnej, w której zamieszczono wizerunek pracownika.

Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje

Wykorzystanie wizerunku pracownika a RODO

Z uwagi na to, że wizerunek jest informacją pozwalającą na identyfikację osoby fizycznej należy zaliczyć go do danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO. Już samo utrwalenie wizerunku, a nie tylko jego rozpowszechnianie jest w świetle RODO przetwarzaniem danych osobowych, a co za tym idzie pracodawca musi dysponować jedną z podstaw przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 6 ust. 1 RODO.

Czy pracodawca musi uzyskać zgodę na przetwarzanie wizerunku pracownika na gruncie RODO?

Pracodawca, aby móc przetwarzać wizerunek pracownika musi dysponować odpowiednią podstawą prawną przetwarzania. Jedną z takich podstaw jest zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Pozostałymi podstawami, którymi pracodawca będzie się najczęściej posługiwał wykorzystując wizerunek pracownika są:

  • wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Ta podstawa będzie miała zastosowanie do przetwarzania wizerunku pracowników, którzy w swojej pracy muszą korzystać z identyfikatorów (np. pracowników ochrony),
  • prawnie uzasadniony interes administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ta podstawa będzie miała zastosowanie do przetwarzania wizerunku pracownika m.in. w celu umieszczenia zdjęcia pracownika na stronie internetowej pracodawcy, jak również do umieszczania zdjęć pracowników w stopkach służbowych maili.

W tym miejscu warto dodać, że w związku przetwarzaniem wizerunku pracownika konieczne jest spełnienie wobec niego obowiązku informacyjnego, o którym mowa w ust. 13 RODO.

Ochrona wizerunku na gruncie przepisów kodeksu cywilnego

Ochrona wizerunku ma miejsce również w oparciu o przepisy kodeku cywilnego. Zgodnie z art. 23 kodeksu cywilnego dobra osobiste takie jak zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony wynikającej z innych przepisów. Rozpowszechnianie wizerunku pracownika bez jego zgody będzie zatem nie tylko naruszeniem przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ale również naruszeniem dóbr osobistych.

Podsumowanie

Wykorzystanie wizerunku pracownika przez pracodawcę wymaga spełnienia przez niego warunków przewidzianych nie tylko w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ale również wymagań stawianych przez RODO. Wykorzystanie wizerunku pracownika niezgodnie z obowiązującymi przepisami może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy z tytułu naruszenia dóbr osobistych oraz RODO.

Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje Zapisz się na newsletter

 

Podobne artykuły