Zatwierdzenie sprawozdania finansowego w czasie pandemii
W najbliższym czasie w większości spółek z ograniczoną odpowiedzialnością konieczne będzie zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy. Standardowo procedura zatwierdzenia odbywa się na zgromadzeniu wspólników, w trakcie którego każdy z nich może wziąć osobisty udział w dyskusji oraz głosowaniu.
Sytuacja komplikuje się, gdy takie zgromadzenie nie może się odbyć w związku z szerzącą się wciąż pandemią koronawirusa, czego konsekwencją są wprowadzane restrykcje nie tylko w zakresie udziału w zgromadzeniach, ale również samego przemieszczaniu się.
Jak uzyskać zatwierdzenie sprawozdania finansowego?
Aktualnie na gruncie wprowadzonych zmian przepisów kodeksu spółek handlowych, możliwe jest przeprowadzanie zgromadzeń wspólników spółek z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (innymi słowy za pośrednictwem internetu)…ale tylko wówczas, gdy taka możliwość została przewidziana w umowie/statucie spółki.
Jak przeprowadzić zatwierdzenie sprawozdania finansowego, jeśli w umowie brak stosownych postanowień umożliwiających zdalne przeprowadzenie zgromadzenia?
Wbrew pozorom, sytuacja nie jest beznadziejna. Poniżej zostało przedstawionych kilka rozwiązań, które umożliwiają w spółce przeprowadzenie niezbędnego głosowania, jeśli nie jest możliwe odbycie „tradycyjnego” zgromadzenia z udziałem uczestników face to face.
Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacjeKiedy nie jest wymagane zwołanie zgromadzenia
Uchwały zgromadzenia wspólników spółki z o.o. mogą być podjęte bez formalnego zwołania jeśli uczestniczą w nim wszyscy udziałowcy i żaden z nich nie zgłosił sprzeciwu ani wobec odbycia zgromadzenia, ani wobec porządku obrad.
Co istotne, uczestnictwo w zgromadzeniu nie oznacza wymogu osobistego stawiennictwa na takim zgromadzeniu Wystarczy gdy wspólnicy udzielą pełnomocnictwa jednej osobie, która będzie głosować zgodnie z wolą każdego z nich nad konkretnymi uchwałami. Może się więc zdarzyć, że pełnomocnik reprezentujący wspólnika x będzie głosował „za” uchwałą w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego i ten sam pełnomocnik reprezentujący wspólnika y będzie głosował „przeciw” tej samej uchwale.
Pełnomocnictwo najlepiej jest udzielić osobie, która będzie sprawować funkcję Przewodniczącego Zgromadzenia. Wówczas udział osób w takim zgromadzeniu jest ograniczony do minimum.
Zgromadzenie musi odbyć się w siedzibie a więc w mieście danej spółki – niekoniecznie zatem pod adresem funkcjonowania spółki. Odstępstwo od tej zasady może przewidywać albo umowa spółki albo zgoda wspólników podjęta w formie uchwały przez reprezentującego/reprezentujących wspólników pełnomocników.
Kto nie może być pełnomocnikiem?
UWAGA! Pełnomocnikiem nie może być członek zarządu lub pracownik spółki.
Pełnomocnictwo do udziału i głosowaniu na zgromadzeniu musi zostać udzielone w formie pisemnej, a więc albo tradycyjnie opatrzone własnoręcznym podpisem i wysłane przesyłką listowną lub kurierską, albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesłane przy użyciu dedykowanego programu (np. autenti).
WAŻNE! Kwalifikowany podpis elektroniczny to nie jest odręczny podpis uwidoczniony na scanie dokumentu zawierającego oświadczenie o udzieleniu umocowania. Nie jest nim również podpis złożony przy użyciu profilu Epuap. Więcej na ten temat w artykule https://kzlegal.pl/wypowiedzenie-umowy-e-mailem-a-forma-pisemna/
Kwalifikowany podpis elektroniczny można kupić przez internet, a następnie konieczne jest potwierdzenie swojej tożsamości w jednym z certyfikowanych punktów.
Formalne zwołanie i uchwała zgromadzenia wspólników – kiedy konieczne?
Zwołanie formalne zgromadzenia jest niezbędne wówczas, gdy brak jest jednomyślności co do terminu i porządku obrad zgromadzenia, a także gdy nie ma pewności, czy wszyscy wspólnicy bądź osobiście bądź przez pełnomocników wezmą udział w zgromadzeniu.
Zawiadomienie o zgromadzeniu powinno zostać wysłane nie później niż na 2 tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia przesyłką poleconą lub e- mailem. Tryb zawiadamiania nie musi wynikać wprost z treści umowy spółki, tym nie mniej aby zawiadomienie mailem było skuteczne, wspólnik powinien wcześniej wyrazić na piśmie zgodę na ten tryb.
Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – głosowanie pisemne
Uchwały mogą być również podejmowane pisemnie bez konieczności odbycia zgromadzenia wspólników. Ten sposób podejmowania uchwał nie wymaga wyraźnego zapisu w umowie spółki, ale zawsze warto sprawdzić treść umowy, czy nie przewiduje w tym zakresie ewentualnych wyłączeń. Jego największym mankamentem jest to, że nie zawsze jest możliwy do przeprowadzenia. Pisemne głosowanie nie może bowiem znaleźć zastosowania do uchwał wymagających głosowania tajnego (np. udzielenie absolutorium członkom organów spółki), a także uchwał co do których kodeks spółek handlowych wymaga odbycia zgromadzenia.
Głosowanie pisemne charakteryzuje się tym, że każdy ze wspólników na piśmie wyraża zgodę na podjęcie uchwały. Wymagana jest w tym zakresie jednomyślność.
Tryb korespondencyjny
Nie jest jednak koniecznym, aby wszyscy wspólnicy podpisali się na jednym dokumencie. Każdy z nich może złożyć swój podpis, w tym również kwalifikowany podpis elektroniczny na odrębnym dokumencie i następnie odesłać go do osoby uprawnionej do zorganizowania głosowania.
Głosowanie obiegowe
Różnica pomiędzy głosowaniem obiegowym, a głosowaniem pisemnym sprowadza się przede wszystkim do tego, że głosowanie obiegowe nie wymaga jednomyślności.
Głosowanie obiegowe zostało wprowadzone do kodeksu spółek handlowych nowelizacją, która weszła w życie 1 marca 2019 roku. Ten sposób podejmowania uchwał nie wymaga wyraźnego zapisu w umowie spółki, ale zawsze warto sprawdzić treść umowy, czy nie przewiduje w tym zakresie ewentualnych wyłączeń.
Cechą charakterystyczną tego sposobu jest wymóg uzyskania od każdego ze wspólników pisemnej zgody na obiegowe głosowanie. Następnie zarząd spółki powinien rozesłać projekty uchwał do każdego ze wspólników ze szczegółowa instrukcją, w jaki sposób należy oddać głos oraz w jakim terminie należy odesłać egzemplarze przegłosowanych uchwał. Po jego upływie sporządza się protokół z glosowania. Więcej na ten temat w artykule https://kzlegal.pl/glosowanie-pisemne-uchwala-zatwierdzajaca-sprawozdanie-finansowe/
Zgromadzenie wspólników przez internet
Najnowszy sposób odbywania zgromadzeń wspólników przewiduje przepis art. 234 (1) kodeksu spółek handlowych, który wszedł w życie 3 września 2019 roku. Odgrywa on doniosłą rolę w odformalizowaniu wymogu uczestnictwa w zgromadzeniach wspólników spółki z o.o.
Przeprowadzenie zgromadzenia w trybie zdalnym jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy wyraźnie nie wyłączono tego sposobu w umowie spółki.
Na potrzeby odbycia zgromadzenia w formule zdalnej konieczne jest użycie aplikacji (np. hangouts, zoom, skype), która:
- zapewni transmisję obrad w czasie rzeczywistym,
- zapewni identyfikację osób biorących udział w zgromadzeniu, (np. poprzez użycie dedykowanych haseł lub tokenow),
- umożliwi dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym,
- umożliwi wykonywanie prawa głosu,
- dodatkowo może zapewnić nagrywanie przebiegu zgromadzenia.
Protokół z takiego zgromadzenia podpisują wyłącznie przewodniczący oraz protokolant, zaś wspólnicy uczestniczący w zgromadzeniu są wymienieni na liście obecności.
W czasie zgromadzenia zarówno przewodniczący, jak i protokolant powinni znajdować się w siedzibie spółki, jednakże dopuszcza się możliwość modyfikacji tego miejsca na inne, albo postanowieniami umowy spółki albo jednomyślną uchwałą wspólników podjętą na początku zgromadzenia.
Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacjePodsumowanie
Przepisy przewidują szereg instrumentów pozwalających na podejmowanie uchwał pomimo wielu ograniczeń i utrudnień związanych z koronawirusem, warto zastanowić się, które z nich najlepiej sprawdzi się w danej spółce.
W razie wątpliwości najlepiej skorzystać z pomocy prawnika specjalizującego się w zagadnieniach prawa handlowego.
Zapisz się na newsletter
Sprawdź również: przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.
Podobne artykuły
Udziały fantomowe – praktyczne aspekty motywowania i nagradzania pracowników oraz współpracowników
Czy członek Zarządu Spółki kapitałowej może być jej pełnomocnikiem?
