Zdalne zgromadzenie wspólników

Jakie problemy rozwiązuje zdalne zgromadzenie wspólników? Jednym z obowiązków związanych z prowadzeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest konieczność corocznego odbywania zwyczajnych zgromadzeń wspólników, na których zatwierdza się sprawozdanie finansowe spółki i sprawozdanie zarządu z działalności, podejmuje uchwałę w przedmiocie przeznaczenia zysku lub pokrycia straty oraz udziela absolutorium członkom organów spółki. Nie zawsze jednak istnieje możliwość, aby wszyscy wspólnicy mogli fizycznie uczestniczyć w obradach zgromadzenia. Sprawdź jak zorganizować zdalne zgromadzenie wspólników.

Na szczęście, zgodnie z aktualnymi przepisami obecnie każda spółka z o.o., której umowa takiej możliwości nie wyłącza, może przeprowadzić zgromadzenie wspólników przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Należy jednak pamiętać, że niezbędnym warunkiem do odbycia zgromadzenia w tej formie jest przyjęcie w spółce regulaminu, szczegółowo określającego zasady dotyczące zdalnego udziału wspólników w zgromadzeniu.

Poniżej wyjaśniamy, na co w szczególności zwrócić uwagę przygotowując zdalne zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Kto uchwala regulamin zdalnego zgromadzenia wspólników?

Zgodnie z treścią art. 234 (1) § 3 KSH regulamin uchwala rada nadzorcza, a w przypadku jej braku wspólnicy. Przyjęcie regulaminu następuje w drodze uchwały.

Regulamin powinien określać techniczne kwestie uczestniczenia w zgromadzeniu w trybie zdalnym. Należy jednak pamiętać, iż regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje

Jakie informacje powinien zawierać regulamin zgromadzenia wspólników online?

Według regulaminu – zdalne zgromadzenie wspólników powinno przede wszystkim określać następujące zagadnienia:

  • W jaki sposób i w jakim terminie wspólnicy powinni potwierdzić zamiar wzięcia udziału w zgromadzeniu w formie zdalnej,
  • Jak spółka będzie weryfikować prawidłowość zgłoszeń wspólników, np. potwierdzać ich tożsamość;
  • Należy opisać procedurę przekazania danych niezbędnych do logowania w systemie – o ile taki zostanie wykorzystany do przeprowadzenia zgromadzenia oraz wskazać wymogi techniczne systemu,
  • W jaki sposób wspólnicy będą mogli zgłaszać błędy techniczne zgromadzenia,
  • W jaki sposób wspólnik może składać sprzeciw do podejmowanych uchwał.

Niezależnie należy pamiętać, że zgodnie z art. 234 (1) § 2 KSH, udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, obejmuje w szczególności:

1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i

2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed, lub w toku zgromadzenia wspólników.

Czy konieczne jest zorganizowanie fizycznego miejsca zgromadzenia wspólników?

Umożliwienie wspólnikom uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia zarządu z obowiązku zorganizowania realnego miejsca zgromadzenia, co oznacza, że każde zgromadzenie wspólników musi mieć jedną fizyczną lokalizację.  Co do zasady, najczęściej jest to siedziba spółki.

W miejscu odbywania zgromadzenia konieczna jest obecność co najmniej przewodniczącego oraz protokolanta.

Czy brak zgody jednego ze wspólników oznacza niemożność przeprowadzenia zdalnego zgromadzenia wspólników?

Brak zgody wspólnika na odbycie zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie ma  większego znaczenia. W związku z tym, że każde zgromadzenie wspólników musi mieć fizyczne miejsce jego odbycia, wspólnik może wziąć udział w zgromadzeniu w formie tradycyjnej, pomimo tego iż pozostali wspólnicy będą brać udział w zgromadzeniu w formie zdalnej.

Zgodnie z przepisami, wspólnik ma prawo wzięcia udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a nie obowiązek.

Jak zapewnić głosownie tajne podczas zdalnego zgromadzenia wspólników?

Na zgromadzeniu wspólników spółek kapitałowych głosowanie w większości przypadków odbywa się w sposób jawny. Wymogiem zachowania tajności głosowania objęte są uchwały w przedmiocie powołania lub odwołania członków organów, a także pociągnięcia tych osób do odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną spółce. Przepisy wymagają głosowania tajnego również we wszelkich sprawach osobowych, m.in.: w sprawie udzielenia członkowi zarządu absolutorium, wyrażenia zgody na prowadzenie przez członka zarządu działalności konkurencyjnej. Ponadto tajność głosowania zarządza się na wniosek wspólnika spółki.

Przepisy dotyczące udziału w zdalnym zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. nie regulują kwestii związanych z tajnością głosowania. Oznacza to, że zdalne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w sposób umożliwiający przeprowadzenie głosowania tajnego.

Zdalne zgromadzenia wspólników mogą odbyć się przy użyciu odpowiedniej aplikacji, która zagwarantuje tajność głosowania. Taka aplikacja powinna zapewniać weryfikację tożsamości głosujących osób oraz szyfrowane oddanie głosów. Korzystanie z dedykowanej aplikacji może nie stanowić dogodnego rozwiązania dla spółki. Przede wszystkim, należy liczyć się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów zakupu oraz obsługi oprogramowania.

W sytuacji gdy spółka nie chce skorzystać z aplikacji pozwalającej na przeprowadzenie w trakcie zgromadzenia wspólników głosowania tajnego, procedura liczenia głosów może zostać powierzona osobie trzeciej. Wskazana osoba powinna zostać zobowiązana do zachowania poufności
i przestrzegania ustalonej procedury liczenia głosów.

Czy można przeprowadzić zdalne zgromadzenie wspólników w formie notarialnej?

W spółce z o.o. co do zasady nie ma wymogu, aby zgromadzenie wspólników protokołował notariusz. Udział notariusza będzie jednak konieczny w przypadku podejmowania decyzji mających istotne znaczenie dla spółki, m.in. uchwał w przedmiocie zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki, czy też jej przekształcenia.

Nie ma żadnych podstaw prawnych, aby notariusz odmówił protokołowania zdalnego zgromadzenia wspólników. Niemniej jednak, należy liczyć się z tym, że nie każdy rejent może być chętny do przeprowadzenia tego typu czynności. Warto ustalić wcześniej z notariuszem szczegóły takiego zgromadzenia.

Kliknij i napisz do nas. Zapraszamy na konsultacje

Podsumowanie

Zdalne zgromadzenie wspólników to coraz częstsza praktyka współczesnego sprawowania zarządu nad spółkami kapitałowymi. W praktyce odbycie zgromadzeń wspólników przy użyciu środków komunikacji elektronicznej może przyspieszyć proces podejmowania decyzji w spółkach. Przede wszystkim, zdalne zgromadzenia wspólników ułatwiają udział w zgromadzeniu wspólnikom przebywającym na co dzień za granicą.

W przypadku jakichkolwiek pytań w kwestiach związanych z problematyką zdalnego zgromadzenia wspólników zapraszamy do kontaktu.

Zapisz się na newsletter

 

Podobne artykuły